Chính sách cung cấp dịch vụ, chấm dứt dịch vụ và hoàn tiền

1. Phạm vi địa lý

VIETAXES phục vụ khách hàng trên toàn quốc. Hồ sơ được nộp tại cơ quan có thẩm quyền nơi khách hàng đăng ký trụ sở; phần lớn công việc được thực hiện trực tuyến nên khách hàng ở tỉnh khác vẫn sử dụng được đầy đủ dịch vụ.

2. Phương thức bàn giao

• Bản mềm: gửi qua email khách hàng đăng ký hoặc nhóm Zalo công việc, dưới dạng PDF có chữ ký số khi pháp luật yêu cầu.
• Bản cứng (giấy phép, con dấu, sổ sách in): khách hàng nhận trực tiếp tại trụ sở công ty, hoặc VIETAXES gửi qua đơn vị chuyển phát.
• Tài khoản dịch vụ (chữ ký số, hoá đơn điện tử): bàn giao kèm hướng dẫn kích hoạt và bản ghi thông tin đăng nhập.

3. Thời gian thực hiện

Thời gian dưới đây tính bằng ngày làm việc, bắt đầu từ khi VIETAXES nhận đủ hồ sơ hợp lệ và khoản tạm ứng theo hợp đồng.

• Gói Khởi nghiệp: 03 ngày làm việc.
• Gói Cơ bản: 07 ngày làm việc.
• Gói Full và Gói VIP: 14 ngày làm việc.
• Thay đổi đăng ký kinh doanh: 05 đến 07 ngày làm việc.
• Kê khai thuế định kỳ: hoàn tất trước hạn nộp theo quy định của cơ quan thuế.
• Báo cáo tài chính năm và quyết toán thuế: theo lịch thống nhất trong hợp đồng, hoàn tất trước hạn nộp.
• Các hạng mục theo vụ việc: nêu rõ trong báo giá trước khi triển khai.

4. Chậm trễ ngoài phạm vi kiểm soát

Thời gian nêu trên không bao gồm thời gian chờ xử lý của cơ quan nhà nước, thời gian khách hàng bổ sung hồ sơ, sự cố hệ thống của cổng thông tin quốc gia hoặc cơ quan thuế, và các trường hợp bất khả kháng.

Khi phát sinh chậm trễ, VIETAXES thông báo cho khách hàng trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi biết sự việc, kèm phương án xử lý và mốc thời gian mới.

5. Chi phí chuyển phát

Khách hàng nhận trực tiếp tại trụ sở công ty không mất phí. Trường hợp gửi chuyển phát, cước phí được thu theo biểu giá của đơn vị vận chuyển và nêu rõ trên báo giá trước khi gửi.

6. Kiểm tra khi nhận bàn giao

Khách hàng vui lòng kiểm tra kết quả bàn giao trong vòng 05 ngày làm việc. Quá thời hạn này mà không có ý kiến, kết quả được coi là đã được nghiệm thu. Sai sót do lỗi của VIETAXES được xử lý theo mục 9 dưới đây.

7. Chấm dứt dịch vụ

Hợp đồng dịch vụ chấm dứt trong các trường hợp dưới đây. Việc chấm dứt không xoá nghĩa vụ thanh toán cho phần công việc đã thực hiện và đã nghiệm thu.

• Hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ và nghiệm thu kết quả.
• Khách hàng chủ động chấm dứt: gửi thông báo bằng email hoặc văn bản, có hiệu lực sau 05 ngày làm việc kể từ khi VIETAXES xác nhận đã nhận. Với dịch vụ theo tháng hoặc quý, thời hạn báo trước là 15 ngày trước ngày kết thúc kỳ đang thực hiện.
• VIETAXES chấm dứt: khi khách hàng chậm thanh toán quá 30 ngày, cung cấp thông tin hoặc chứng từ không trung thực, hoặc yêu cầu thực hiện công việc trái quy định pháp luật. VIETAXES thông báo trước 05 ngày làm việc.
• Hai bên thoả thuận chấm dứt trước hạn bằng văn bản.
• Sự kiện bất khả kháng kéo dài quá 30 ngày khiến việc thực hiện không còn khả thi.

8. Nghĩa vụ khi chấm dứt

• VIETAXES bàn giao lại toàn bộ chứng từ gốc, sổ sách và dữ liệu của khách hàng trong vòng 10 ngày làm việc.
• VIETAXES quyết toán phần công việc đã thực hiện và đối chiếu công nợ với khách hàng.
• Phần phí đã thanh toán cho công việc chưa thực hiện được hoàn theo mục 9 đến mục 13 dưới đây.
• Nghĩa vụ bảo mật thông tin của VIETAXES vẫn tiếp tục sau khi hợp đồng chấm dứt.

9. Làm lại công việc do lỗi của VIETAXES

Nếu hồ sơ bị cơ quan nhà nước trả lại hoặc kết quả bàn giao có sai sót do lỗi nghiệp vụ của VIETAXES, công ty chỉnh sửa và nộp lại miễn phí, chịu toàn bộ chi phí phát sinh, bao gồm lệ phí nhà nước nộp lại nếu có.

Nếu sau 02 lần chỉnh sửa mà công việc vẫn không hoàn thành do lỗi của VIETAXES, khách hàng có quyền chấm dứt và được hoàn 100% phí dịch vụ đã thanh toán cho hạng mục đó.

10. Huỷ đơn trước khi triển khai

Khách hàng huỷ đơn trước khi VIETAXES bắt đầu công việc được hoàn 100% số tiền đã thanh toán, không mất phí huỷ.

11. Huỷ đơn khi đang thực hiện

• Đã soạn hồ sơ nhưng chưa nộp cơ quan nhà nước: hoàn 70% phí dịch vụ của hạng mục đang thực hiện.
• Đã nộp hồ sơ tại cơ quan nhà nước: hoàn phần phí của các hạng mục chưa thực hiện. Lệ phí nhà nước đã nộp và các khoản chi hộ có chứng từ không được hoàn.
• Dịch vụ kế toán theo tháng hoặc quý: hoàn phí của các kỳ chưa tới, kỳ đang thực hiện tính trọn kỳ.

12. Trường hợp không hoàn tiền

• Hồ sơ bị từ chối do khách hàng cung cấp thông tin, chứng từ sai lệch hoặc không trung thực.
• Khách hàng không cung cấp hồ sơ bổ sung theo yêu cầu của cơ quan nhà nước trong thời hạn quy định.
• Công việc đã hoàn tất và đã bàn giao đúng phạm vi thoả thuận.
• Khoản lệ phí, phí nhà nước đã nộp và có chứng từ.

13. Quy trình yêu cầu hoàn tiền

• Bước 1: gửi yêu cầu tới info@vietaxes.com hoặc gọi 0976 603 330, kèm mã đơn hàng và lý do.
• Bước 2: VIETAXES xác nhận đã nhận yêu cầu trong vòng 01 ngày làm việc và rà soát hồ sơ công việc.
• Bước 3: hai bên thống nhất số tiền hoàn trong vòng 03 ngày làm việc.
• Bước 4: VIETAXES chuyển tiền về tài khoản khách hàng trong vòng 07 ngày làm việc kể từ khi thống nhất. Tiền được chuyển về đúng tài khoản đã dùng để thanh toán.

14. Khiếu nại

Nếu không đồng ý với kết quả xử lý, khách hàng có quyền khiếu nại lên người đại diện theo pháp luật của công ty. VIETAXES phản hồi trong vòng 15 ngày làm việc. Trường hợp vẫn không thống nhất, hai bên đưa vụ việc ra Toà án nhân dân có thẩm quyền tại Thành phố Hồ Chí Minh.